Писани извештају подносе се, махом, о раду за одређени временски период, али можемо га писати и по завршеном послу, тј. пројекту и предати налогодавцу тог посла. Писане извештаје подносе сви званични органи, већа, активи, тимови, комисије, организације… Извештај се пише увек на основу плана и записника, али никада није само пуки попис и статистика. Извештај  садржи:

• у самом наслову име органа/ тела/ тима… и период или тему о којој се извештај подноси;
• број или имена чланова / сарадника укључених у акције, и број састанака у одређеном временском периоду који обухвата извештај;
•  списак и опис активности које су предложене и спроведене, али и оних које нису спроведене, са разлозима због којих нису остварене, временску динамику тих активности;
• процену известиоца о успешности / неуспешности рада / активности;
• анализу рада / и предлог мера побољшања рада;
• краћи нацрт за будући рад односно предлоге за даље напредовање;
• место, датум писања извештаја;
• потпис и функцију известиоца.

Да би извештај постао званичан документ треба да се са њиме сложе сви учесници и да се усвоји гласањем.