Записнике са састанка тима, ученичког парламента, удружења или било какве друге формалне или неформалне групације требало би да има одређене формалне и садржинске целине. По правилу, записник садржи податке:

• датум и место састанка
• број присутних / имена одсутних (за састанке незваничних организационих целина и многобројних званичних пожељно је имати посебан евиденциони лист о присутнима са подацима о њима);
• дневни реду по тачкама за текући састанак, а прва тачка је увек усвајање записника са претходног састанка;
• председавајући састанка и избор записничара за текући састанак (ако није унапред утврђен записничар на дужи период);
• усвајање записника са претходног састанка, његово допуњавање уколико се сви присутни сложе са допунама и примедбама;
• извештај о пословима и акцијама договореним на претходном састанку, које су  посебно издвојене на претходном састанку и налазе се у записнику као закључци или одлуке;
• важни коментари, дискусије, образложења и предлози присутних по тачкама дневног реда и за текућа питања, као и оне за које сами дискутанти кажу да желе да уђе у записник;
• уколико је у питању састанак званичних органа и већа, комисија, наводе се и резултати гласања, износи одлука о финансијским улагањима или друге одлуке које касније постају правоснажна основа за делање по одлуци, а на основу извода из записника (рецимо одлуке о чланарини, заступницима, висини хонорара, променама неког правилника или члана и слично);
• на крају записника издвајају се закључци, односно најважније одлуке са утврђеним терминима и задужењима за њихову реализацију;
• време почетка и завршетка састанка и потпис записничара.

Записник се пише током састанка и сређује непосредно након састанка. Може се одмах након сређивања проследити члановима на увид члановима како би били спремни за усвајање на следећем састанку. Тек кад је записник усвојен, даје се на оверу руководству/ органу управљања.